دبیرخانه

تعداد بازدید:۸۱۶

شرح وظایف

  1. ثبت و شماره‌گذاری کلیه نامه‌ها، دستورالعمل‌ها، بخشنامه ها و... صادره و وارده بصورت سازمان یافته و استاندارد
  2. تشکیل و نگهداری پرونده های اداری جاری و راکد و ارائه آن به مراجع ذیصلاح طبق درخواست
  3. تفکیک و توزیع و ارسال نامه‌ها، بخشنامه‌ها و غیره حسب ارجاعات و ضوابط اداری
  4. پیگیری و تعقیب مکاتبات از / به جهاد تا حصول نتیجه نهایی با هماهنگی مسئولین و واحدهای مربوطه
  5. ارسال پرونده ها و مستندات درخواست شده از/به واحدهای مربوط
  6. حفظ و نگهداری کلیه نامه‌ها، پرونده‌ها، بخشنامه ها و سوابق مطابق مقررات و اصول بایگانی
  7. کنترل و نظارت بر عملکرد متصدیان امور دفتری و بایگانی در مجموعه جهاد
  8. بازبینی و کنترل کامل کلیه مدارک و مستندات دریافتی و ارسالی در صورت نیاز
  9. ارائه و دریافت رسید درخصوص مدارک و مستندات دریافتی و ارسالی در صورت نیاز
  10. ساماندهی سیستم شماره‌گذاری، ثبت، کدینگ و بایگانی کلیه مدارک و مستندات و مکاتبات
  11. کنترل و نظارت بر حفظ محرمانگی مدارک، اسناد و اطلاعات طبقه بندی شده در مجموعه جهاد
  12. ساماندهی بایگانی جاری، راکد و معدوم نمودن سوابق پس از پایان دوره نگهداری طبق ضوابط
  13. همکاری و هماهنگی امور دبیرخانه‌ای با دفاتر معاونین و دیگر واحدهای داخلی و خارجی جهاد دانشگاهی
  14. همکاری و مشارکت در استانداردسازی و یکپارچه‌سازی امور بایگانی و دبیرخانه در دیگر معاونت‌ها و واحدهای جهاد دانشگاهی 
  15. استخراج و ارایه گزارش از مکاتبات وارده / صادره و وضعیت آنها به تفکیک واحدهای مختلف سازمانی و ارایه به مسئولین مربوطه
  16. همکاری و مشارکت در تقویت مکاتبات الکترونیکی و توسعه و تجهیز اتوماسیون اداری در مجموعه جهاددانشگاهی
  17. مدیریت خدمات تکثیر اسناد، مدارک، مکاتبات و گزارشات
  18. همکاری و هماهنگی درخصوص انجام امور دبیرخانه محرمانه با حوزه دفتر ریاست
  19. انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق

مسئول واحد

 

نام نام خانوادگی :  خانم ش.علایی

سمت: مسئول دبیرخانه

مدرک تحصیلی: کاردانی حسابداری

اطلاعات تماس:04533232520 داخلی 253

پرسنل

نام نام خانوادگی :  روح الله نعمت زاده

سمت: نامه رسان

مدرک تحصیلی: دیپلم انسانی

اطلاعات تماس:04533232520 داخلی 253

نام نام خانوادگی :  ت.خوشرفتار

سمت: متصدی دبیرخانه

مدرک تحصیلی: کارشناس حسابداری

اطلاعات تماس:04533232520 داخلی 253

آخرین ویرایش۲۵ آذر ۱۴۰۲